“El mayor riesgo es no arriesgarse… En un mundo que cambia muy rápido, la única estrategia que garantiza fallar es no estar tomando riesgos”.- Mark Zuckerberg
Todos los proyectos tienen riesgos y los riesgos tienen el potencial de impactar positiva o negativamente el proyecto. En este artículo nos vamos a enfocar en 4 técnicas muy prácticas para manejar los riesgos negativos del proyecto.
Antes de entrar en materia, conviene recordar que, en una vista de 10,000 metros de altura, los riesgos en los proyectos vienen en dos modalidades. Los que logramos identificar a través de un proceso formal y aquellos que nadie anticipa y que sin embargo pueden presentarse durante la vida del proyecto.
En este sentido, la Guía PMBOK señala que hay dos tipos de reservas que se pueden manejar en cada proyecto. La reserva de contingencia que está incluida en la línea base de costos y que se calcula a través de la técnica de Valor Monetario Esperado y, por otra parte, la reserva de la dirección o reserva de administración. Esta reserva, cuando existe, la establece cada organización a través de políticas que toman en consideración el tipo de proyecto, el nivel de complejidad e incertidumbre asociadas, la información histórica y quizás el uso de modelos matemáticos más complejos. En algunos casos, la reserva de administración es manejada como un fondo a nivel corporativo para todos los proyectos que cumplen ciertas características.
Es importante que, durante los procesos de planeación, se establezcan entre otras cosas, los criterios a utilizar para determinar las reservas y establecer claramente los mecanismos para poder hacer uso de dichas reservas.
En cualquier caso, utiliza la administración de riesgos para determinar cuáles son los que ameritan un proceso formal para ser manejados a lo largo del proyecto. Las siguientes cuatro técnicas de seguro te ayudarán a estar mejor preparado. Recuerda, el riesgo está presente en cualquier proyecto y cualquier cosa que hagas para administrarlos, será mejor que no hacer nada.
1.Comprender el nivel de tolerancia al riesgo en la organización
Durante el proceso de identificación de riesgos, encontrarás muchos riesgos. ¿Cuáles crees que son lo suficientemente importantes para incluir en el proceso descrito? La respuesta dice algo sobre la tolerancia al riesgo.
La tolerancia al riesgo suele ser un aspecto de cultura organizacional. Algunas organizaciones tienen más apetito al riesgo que otras y, por ello, aceptan un mayor nivel de riesgo en los proyectos, en estos casos, también tienden a tener un umbral más alto antes de decidir actuar ante un riesgo. Por otro lado, otras organizaciones son más adversas al riesgo. Tendrán tendencia a aceptar proyectos menos arriesgados y a tener un umbral más bajo para manejar los riesgos.
Es importante conocer la tolerancia de la organización hacia el riesgo para asegurarte de que la dosis de administración de riesgos sea acorde a esta cultura. De lo contrario, puede ser muy difícil alcanzar un consenso respecto a cuál es el enfoque apropiado.
2.Incluir reservas de presupuesto y calendario para riesgos desconocidos
Algunas organizaciones permiten a los responsables de proyectos crear un presupuesto de contingencia de riesgo al inicio de cada proyecto para que en el costo total para manejar los riesgos esté considerado en el presupuesto. En este caso, pueden incluso existir algunos lineamientos que ayuden a determinar la reserva para riesgos desconocidos, dependiendo las características del proyecto.
El presupuesto de contingencia de riesgo se calcula multiplicando la probabilidad y el impacto en los costos de los riesgos.
Por ejemplo, si un riesgo tiene un impacto de $1,000 para el proyecto y una probabilidad del 20% de ocurrir, usted incluiría $200 ($1,000 * .2) en su presupuesto de contingencias del riesgo. El presupuesto de contingencia de todo riesgo se obtiene al hacer este cálculo a través de todos los riesgos conocidos e identificados, y añadiendo una contingencia adicional para contabilizar riesgos desconocidos. Esta técnica también se conoce como Valor Monetario Esperado (EMV por sus siglas en inglés).
Puedes hacer el mismo cálculo con riesgos del calendario multiplicando la probabilidad de desfases, por el número de días que están en riesgo, con ello crearás una reserva de contingencia de riesgo para el calendario, al final de un proyecto.
Si la organización no permite un presupuesto de contingencia de riesgo y tampoco una reserva, tendrás que reconocer el nivel de incertidumbre en tu estimación para el presupuesto base, de manera natural. Por ejemplo, si el presupuesto base es de $200,000, pero el proyecto es riesgoso, puedes estimar el presupuesto final en $250,000 para tener en cuenta los riesgos. El monto a incrementar deberá ser manejado con cautela y por supuesto es mejor si lo hacemos en equipo, como explicamos más adelante.
La reserva de administración, la que usamos para riesgos no identificados pero que pueden surgir, es un tema que puede ser manejado a nivel proyecto o a nivel corporativo, esto dependerá de la madurez de la organización y de la cultura, en caso de que no haya lineamientos, conviene conversar con el patrocinador y acordar el enfoque para determinar esta reserva.
3.Pide a los miembros del equipo y a otros interesados que ayuden a identificar los riesgos.
Si los miembros del equipo están familiarizados con las circunstancias del proyecto, pueden desempeñar un papel activo en la identificación y evaluación de los riesgos del proyecto. La participación conjunta del equipo puede ayudar a hacer una identificación más precisa de los riesgos del proyecto, diseñar acciones efectivas para manejarlo, contribuir a refinar las estimaciones de probabilidad e impacto y definir las tácticas de respuesta.
4.Ponderar el costo del plan de riesgo contra el impacto del riesgo
Las actividades asociadas a la gestión de riesgos tienen un costo. El responsable del proyecto debe asegurarse de que el esfuerzo y el costo asociados con la administración de los riesgos no excedan el impacto en el proyecto en caso de que el riesgo llegara a ocurrir. Para los riesgos altos, esto normalmente no es el caso. Sin embargo, para riesgos medianos, se deberá asegurar de que los costos de manejo del riesgo no sean más altos que el impacto de riesgo para el proyecto. Esto incluye, por supuesto el costo de las medidas definidas para reducir, ya sea el impacto o la probabilidad de ocurrencia.
Consideramos que estas cuatro técnicas te serán de gran utilidad para gestionar de mejor forma los riesgos de tus proyectos. ¿Conoces alguna otra técnica que te ha sido de utilidad? Por favor compártela con nosotros en los comentarios.
Recopilación y adaptación: Jorge Valdés Garciatorres, PMP, SCM.
