En muchos casos, cuando se trata de adoptar nuevas tecnologías, preferimos conservar las herramientas manuales para evitar el proceso de aprender a utilizarlas e incorporarlas en la rutina diaria. Las hojas de cálculo han sido parte de nuestras herramientas de trabajo desde hace ya mucho tiempo, inclusive hay unos que se siguen resistiendo a dejar Microsoft Excel ya que están acostumbrados a utilizarlo.
Aunque las hojas de cálculo parezcan cumplir con nuestras necesidades, nos pueden costar caro en términos de productividad y eficiencia. Hoy en día todavía se cree que las hojas de cálculo son una tecnología libre o barata, que le permitirá al equipo de trabajo administrar los proyectos con facilidad, pero la realidad es otra.
6 razones para dejar de trabajar con hojas de cálculo.
1. Las hojas de cálculo son útiles para una única persona.
Cuando se utilizan hojas de cálculo para un proyecto de equipo, hay que enviar una copia por correo electrónico a cada miembro del equipo o publicar el archivo en una unidad compartida sólo para que ellos puedan visualizar la información que compartes. Si una de las persona edita el archivo, tendrá que reenviar para que todos puedan ver la información actualizada. Además se corre el riesgo de sobrescribir el archivo original si no se guarda una copia de seguridad correctamente.
2. Las hojas de cálculo requieren gran cantidad de trabajo no productivo.
Después de que todos los miembros de su equipo han tenido entrada al documento, tendrá que consolidar esa nueva información en la hoja de cálculo maestra. Este proceso no sólo consume mucho tiempo, sino que también es propenso a errores. Como jefe de proyecto, su atención debe centrarse en los entregables y los resultados, no en un simple proceso administrativo. La gestión de hojas de cálculo no debe ser trabajo de tiempo completo de nadie.
3. Las hojas de cálculo interrumpen el flujo de trabajo.
Los proyectos son cada vez más complejos y por ende requieren ser controlados con programas apropiados que pueda automatizar algunas tareas, con el fin de que el trabajo pueda fluir con naturalidad. En el momento en que las tareas están automatizadas y los miembros de equipo empiezan a ser alertados en tiempo real de fechas de cumplimiento de ciertas labores con un cliente, el proyecto se desarrolla con orden y se logran cumplir los tiempos estipulados para concluir un proyecto con éxito. Las hojas de Excel carecen de esta gran ventaja que nos dan otras herramientas que permiten control de tiempos y recursos, así como asignaciones específicas, y esta privación genera una recarga en la responsabilidad del director del proyecto.
4. Las hojas de cálculo alejan a los inversionistas
Para poder acceder a las hojas de cálculo alojadas en una unidad de red, los miembros del equipo remoto tienen que acceder a través de una red privada virtual o esperar a que alguien les envié el documento por correo electrónico. Publicar el documento en una unidad compartida puede bloquear los miembros de otros equipos, tales como proveedores externos, socios o clientes, generando incluso desconfianza por el manejo de diferentes versiones.
5. Las hojas de cálculo no se transfieren fácilmente.
¿Alguna vez ha tratado de enviar por correo electrónico una hoja de cálculo de 100MB? Por lo general no funciona. Una hoja de cálculo de 100MB tampoco cargará fácilmente en una aplicación de colaboración de documentos en línea. Los jefes de proyecto a menudo se enfrentan con el dilema de tener que reducir el tamaño de la hoja de cálculo o dividirla en mini-hojas de cálculo. Y no lo olvidemos, las hojas de cálculo grandes toman mucho tiempo en descargarse.
6. Las hojas de cálculo causan errores que no se pueden detectar.
Según la firma de la formación de modelos financieros F1F9, hasta el 88 por ciento de todas las hojas de cálculo contienen errores, mientras que el 50 por ciento de las hojas de cálculo utilizadas por las grandes empresas tienen defectos materiales. Si los miembros de su equipo modifican la hoja de cálculo para satisfacer sus propias necesidades de datos, potencialmente podrían crear fórmulas inexactas ocultas en posteriores iteraciones. Los errores de control de las diferentes versiones a menudo dan como resultado un conflicto de datos, dando lugar al incumplimiento de plazos y malas decisiones de negocios. Después de todo, esta tecnología libre no es tan libre.
Como podemos ver son varias las razones por las cuales el uso de programas de hojas de cálculo han dejado de ser funcionales para los procesos o proyectos empresariales. Es mejor mantener toda la información consolidada en un solo software, que permita ver la contabilidad en tiempo real.
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¿Cuál es el costo de una hoja de cálculo y por qué migrar a la nube?
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