Microsoft Excel ¿Qué es? Ventajas y desventajas (2024)

Actualmente, Microsoft Excel es una de las herramientas más utilizadas en todo tipo de compañías por sus múltiples funciones. Es también un software que muchas personas no conocen o no saben utilizar apropiadamente. Entre los distintos softwares de Microsoft de la familia Office, Word y PowerPoint suelen ser los más conocidos y fáciles de usar. Sin embargo, a pesar de que muchos puestos de trabajo incluyen entre sus requisitos saber usar Microsoft Excel, esta sigue siendo poco conocido.

En este artículo hablaremos sobre Microsoft Excel, las características de sus distintas ediciones más modernas. También, trataremos sus ventajas, desventajas y diferencias, así como otros softwares de hoja de cálculo alternativos. Por lo tanto, sigue leyendo para descubrir sobre qué va todo en Excel.

Excel es un programa de hoja de cálculo comercial que produce y distribuye Microsoft. Este se encuentra disponible para Windows, Mac OS, Android y iOS. Excel realiza cálculos básicos, usando herramientas gráficas, creando tablas dinámicas y macros. Tradicionalmente, las hojas de cálculo eran realizadas a mano, pero para la década de los 80’s esto cambia con la llegada de las computadoras y en 1985 aparece la primera versión de Excel para Macintosh.

Como mencionamos, Excel hace uso de hojas de cálculo, estas presentan tablas de valores dispuestas en filas y columnas, que pueden ser manipuladas matemáticamente utilizando operaciones y funciones aritméticas tanto básicas como complejas. Además, de sus características estándares de hoja de cálculo, Excel también ofrece:

• Soporte de programación a través de Visual Basic for Applications (VBA) de Microsoft.
• La capacidad de acceder a datos de fuentes externas a través de Dynamic Data Exchange (DDE) de Microsoft.
• Amplias capacidades de gráficos y diagramas.

Microsoft Excel 2007

Excel 2007 trajo consigo muchas características nuevas como mejoras en el interfaz, y un diseño mucho más agradable que su anterior versión 2003. A continuación, mencionaremos las características más importantes de Microsoft Excel 2007:

Características de Microsoft Excel 2007

Cinta de opciones o Ribbon

La cinta de opciones o “Ribbon” fue sin duda el corazón de la nueva interfaz de usuario de Excel 2007. Esta consistía en un núcleo de pestañas estándares a las que se añaden varias de las llamadas pestañas contextuales. En ellas se pueden conseguir las opciones de dar formato y editar elementos específicos (como tablas de datos, gráficos, tablas dinámicas y objetos gráficos). El Ribbon reunió casi todos los comandos que se van a necesitar al realizar determinadas tareas en Excel.

Galerías de Estilo

Excel 2007 trajo consigo galerías de estilos lo que hacía muy fácil aplicar un nuevo formato sofisticado (en muchos casos, muy colorido). Además, en la galería podías conseguir formatos de tablas listas de datos y diversos variados gráficos que se añaden fácilmente a las hojas de trabajo. También, junto con la función de vista previa en vivo, las galerías de estilos de Excel te animan a crear hojas de cálculo más atractivas, coloridas e interesantes.

Microsoft Excel 2010

Con la llegada de la nueva década, llegó la Versión Microsoft Excel 2010. En esta versión reforzaron algunos detalles que habían mejorado en la versión anterior, pero aun habia funciones que mejorar. Entre sus características más destacadas podemos mencionar:

Características de Microsoft Excel 2010

Líneas de Chispa “Sparklines”

Se trata de pequeños gráficos que pueden mostrarse dentro de una celda y están vinculados a los datos de otras celdas. Se puede insertar un gráfico de líneas, un gráfico de ganancias y pérdidas, o un gráfico de columnas tipo línea de chispa en Excel 2010. Añaden una rica capacidad de análisis de información a las tablas o tableros mundanos.

De vuelta al botón de Archivo

Uno de los cambios más grandes en Excel 2007 fue el Office Button. No quedaba claro para la mayoría, cómo deberíamos guardar o trabajar con los archivos existentes, ya que todo estaba oculto detrás del botón de oficina. Office 2010 rectificó ese problema maravillosamente al restaurar el menú "Archivo". Pero, los ingenieros de MS no se detuvieron ahí. También agregaron una serie de otras características poderosas al menú de archivos y lo calificaron como "vista entre bastidores"

Microsoft Excel 2013

Excel ya estaba repleto de amplias capacidades en sus hojas de cálculo, pero en esta edición se transforma y se vuelve incluso más funcional. El análisis de datos y las tareas complejas son más fáciles con características como Gráficos Recomendados, Tablas Pivotantes Recomendadas y Análisis Rápido. Otros cambios hacen que las opciones sean más fáciles de encontrar obteniendo resultados profesionales de forma más rápida. En esta sección exploramos las nuevas características principales de Excel 2013.

Características de Microsoft Excel 2013

Un nuevo look para Excel

El primer cambio observable al iniciar Excel 2013 es una pantalla de inicio en lugar de un libro de trabajo en blanco, como solía ser. En el panel izquierdo, verás una lista de documentos de Excel más recientes, así como la opción de abrir archivos adicionales. En el panel derecho, puede elegir entre varias plantillas, como las plantillas en blanco, las plantillas de calendario, las plantillas de inventario y muchas más. Se puede encontrar fácilmente las plantillas buscando en la biblioteca de plantillas en línea de Microsoft lo cual es una gran ventaja.

Para los usuarios de Excel de larga data, esta nueva página de destino puede parecer extraña, sin embargo, puede desactivarse si se prefiere el inicio anterior. Además, la vista entre bastidores tiene una nueva interfaz que le ofrece un acceso rápido a sus datos. También, se ofrecen opciones de gestión de archivos, incluyendo el acceso a su trabajo en línea.

Gráficos recomendados

Muchos usuarios de Excel no siempre conocen el mejor tipo de gráfica para sus datos. Con la función de Gráficos Recomendados, Excel muestra una colección de tipos de gráficos sugeridos para los datos seleccionados. Se puede ver una vista previa de cómo se ven los datos en diferentes gráficos y luego simplemente elegirá el que muestre los resultados de la forma en que desea presentarlos. Aunque Gráficos recomendados puede ayudar a los usuarios inexpertos a crear gráficos que expliquen los datos y no confundan a la audiencia, es una herramienta útil para todos los usuarios de Excel que deseen un gráfico rápido y profesional.

Nuevas herramientas de gráficos

Además de la función de gráficos recomendados, las opciones de gráficos de Excel 2013 se han mejorado. Una cinta de herramientas de gráficos simplificada y opciones de gráficos más robustas. En versiones anteriores de Excel, las opciones de formato avanzado estaban enterradas en cuadros de diálogo complejos y difíciles de encontrar.

Microsoft Excel 2016

Microsoft Excel se ha actualizado en conjunto a Office 2016 u Office 365, teniendo acceso a una nueva variedad de funciones. ¿Y ahora qué? ¿Hay alguna característica nueva? La respuesta es sí, especialmente si necesita herramientas de inteligencia empresarial y nuevas formas de presentar sus datos. Algunas de sus nuevas características son:

Características de Microsoft Excel 2016

La función de “Tell Me” o Dime qué hacer

La función "Tell me" es una de las más mejores características recién llegadas a la fiesta de Excel. Esta es especialmente útil para usuarios que vienen de versiones anteriores. La Función "dime que hacer" es esencialmente una caja de búsqueda que enlista las funciones y operaciones que coinciden con sus términos de búsqueda. Además, Es un atajo práctico para llevarte a donde quieres ir. También hay un buscador inteligente que usará Internet para buscar artículos relevantes para tu término de búsqueda.

Pronóstico

En el Excel 2016 se ha añadido el pronóstico estadístico "con un solo clic" para los datos que tienen un elemento de tiempo asociado. Mientras tenga una cantidad decente de datos podrá pronosticar más allá de su último punto de datos, así como mostrar niveles de confianza en cada extremo del espectro.

Campo de búsqueda (Tablas Pivotantes)

Las Tablas Pivotantes se han revitalizado con una barra de búsqueda facilitando el trabajo cuando se trata de grandes conjuntos de datos con numerosos campos. Sólo tienes que buscar el campo que estás buscando y aparecerá para que lo selecciones.

Microsoft Excel 2019

Microsoft Excel 2019 es la última versión del software que existe en el mercado, como en todas las actualizaciones trajo consigo algunas novedades. De estas nuevas características hablaremos en esta sección.

Características de Microsoft Excel 2019

Visualización de datos con Insights

Esta nueva característica en el “Ribbon” es muy útil por sus múltiples sugerencias de grandes formas visuales para ver los datos. Algunas de las cuales pueden haber sido pensadas, otras probablemente sean nuevas ideas.

Para usar Insights, asegúrate que al menos has hecho clic en una celda de un rango de datos existente, y luego selecciona Insertar a Insights. Por consiguiente, se abrirá un panel de tareas en el lado derecho con una nueva representación visual de los datos. Puedes hacer clic en el signo debajo de cada sugerencia para usarla en tu archivo de Excel. Luego Abrirá un panel de tareas en el lado derecho con una nueva representación visual de sus datos.

Embudo y mapas en 2D

Un gráfico de embudo es un tipo de gráfico que se utiliza comúnmente para ilustrar los estados de un proceso. Por ejemplo, si se quisiera ver la cantidad de ventas cerradas frente a la cantidad total de clientes potenciales. Esta herramienta es de gran utilidad para visualizar este tipo de cosas.

Cualquier proceso que tenga un valor del 100% y tenga algunos puntos potenciales de caída en el camino es candidato para un gráfico de embudo. Excel ahora soporta el tipo de gráfico de embudo, así como un gráfico de mapa de datos geográficos. Por lo tanto, utilizar gráficos de embudo se deben seguir ciertos criterios. Sus datos deben introducirse de manera que tenga al menos una columna para posibles etapas de su proceso, y una segunda columna para valores.

Para agregar gráficos de este tipo debemos seguir las siguientes instrucciones. Primero, haga clic en Insertar Gráfico de cascada, de embudo, de existencias, de superficie o de radar y elija Embudo. Segundo, para utilizar un gráfico de mapa, asegúrese de que tiene datos geográficos rellenos y haga clic en Insertar Mapa>Mapa Lleno.

Datos geográficos y de existencias de inventario

Microsoft ha estado potenciando los motores con IA, y la última adición ya está disponible. No hay fin a la cantidad de datos que hay ahí fuera en Internet, listos para ser accedidos. Pero, podemos buscar datos manualmente, y hasta ahora, eso es lo que hemos hecho.

Ahora podemos dejar de perder un tiempo precioso, usando las búsquedas de Google en datos disponibles y dejar que Excel nos encuentre la información deseada. Ahora mismo, esta funcionalidad existe para datos de stock y geográficos.

Para usar estas búsquedas, asegúrate de que tu columna contenga datos geográficos o nombres de empresas. Seleccione los datos y luego haga clic en Data a Stocks o Geography. Desde allí, puede hacer clic en un icono y elegir de una larga lista de campos de datos disponibles para agregarlos a la siguiente columna. Estas son algunas opciones para la elección de Geografía. En el caso de las acciones, verás todo tipo de datos sobre cada empresa.

Diferencias entre las versiones de Microsoft Excel

Existen múltiples diferencias entre las distintas versiones de este software, ellas se basan principalmente en las características que hemos mencionado arriba, estas son:

Excel 2007

• Cinta de opciones o Ribbon
• Galerías de estilo

Excel 2010

• Líneas de Chispa “Sparklines”
• De vuelta al Botón “Archivo”

Excel 2013

• Nuevo look para Excel
• Gráficos recomendados
• Nuevas herramientas de gráficos

Excel 2016

• La Función de “Tell Me” o Dime qué hacer
• Pronóstico estadístico
• Campo de Búsqueda

Excel 2019

• Visualización de datos con Insights
• Gráficos de embudos y mapas en 2D
• Datos geográficos y de existencias de inventario

Ventajas de Microsoft Excel

Excel es el software por excelencia para el análisis de datos y cálculos automatizados. Es utilizado a diario por millones de empresas y podemos entender perfectamente las razones. En este segmento mencionaremos las ventajas más importantes de usar Excel.

• Organización de datos.
• Agiliza los cálculos.
• Tienen acceso múltiples usuarios.
• Integrado a la plataforma de Office 365.
• Tiene soporte en aplicaciones de terceros.

Desventajas de Microsoft Excel

Sin embargo, y como es natural, no todo puede ser positivo, dado que, toda creación humana tiene espacio para ser perfectible. Algunas de las desventajas más comunes de usar Microsoft Excel son las siguientes:

• Puede dejar espacio a sesgos del usuario.
• Curva de aprendizaje alta.
• Alto consumo de tiempo
• Carencia de archivos de seguridad.

Errores frecuentes de Microsoft Excel

###### error

Problema: la columna no es lo suficientemente ancha para mostrar todos los caracteres de una celda.

Corregir: extender el ancho de la columna.

# Div/0! error

Problema: Excel muestra este error cuando un número se divide por cero (0) o una celda vacía.

Corregir: cambiar el divisor a un valor que no sea igual a 0.

Alternativas a Microsoft Excel

Si bien Excel es un fantástico programa, y es uno de los más utilizados en cuanto a hojas de cálculo se refiere existen algunas alternativas. Entre los softwares de hojas de cálculo más comunes para reemplazar a Excel podemos mencionar: Google Docs Spreadsheet, Open Office Spreadsheet, Apache OpenOffice, Scoro y Zoho Sheet.