Desde contabilidad básica hasta gestión de datos, MS Excel tiene innumerables usos. Entonces, si va a invertir en una suite de MS Office para mejorar sus habilidades contables, es una buena decisión. Sin embargo, teniendo en cuenta los pros y los contras de Excel for Business, es lo que necesita específicamente para la contabilidad.
Microsoft Excelampliamente conocido como MS-Excel o simplemente Excel, es un software de aplicación muy versátil desarrollado por Microsoft. Alrededor del 90% de las pequeñas y grandes empresas de todo el mundo utilizan esta herramienta. Las empresas confían en esta herramienta de contabilidad que viene con el paquete Office 365.
MS Excel está disponible para Windows, Android, macOS e iOS. A menudo se usa para el cálculo de datos y para actividades que involucran información gráfica porque es parte de Microsoft Office Suite. Aquellos que han usado esta herramienta antes saben que esta es una de las aplicaciones más poderosas de Microsoft hasta el momento.
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¿Qué es Microsoft Excel?
Microsoft Excel es un potente programa de hoja de cálculo Ha existido desde 1985. Ahora es el software de hoja de cálculo más popular del mundo, con más de 1.600 millones de copias vendidas solo en abril de 2016. A medida que el mundo se vuelve más impulsado por los datos que nunca, Microsoft Excel es uno de los productos que ofrece las herramientas para analizar esos datos de manera diferente.
Si bien siempre pueden ser limitados, vale la pena señalar que toda esta información no limitado a filas y columnas que suman 100. Se suma a miles. Pero no está exento de defectos; Es hora de identificar algunos de los pros y los contras de Excel para su empresa. Sin embargo, puede ser un poco difícil de entender para aquellos que son nuevos en el comienzo.
¿Cuáles son los beneficios de MS Excel?
Tanto si es un estudiante, un profesional o un aficionado a la creación de hojas de cálculo, Microsoft Excel es la herramienta ideal para todo tipo de análisis de datos. Desde aritmética básica hasta fórmulas y cálculos complejos, puede hacer casi cualquier cosa que necesite para crear sus hojas de cálculo.
Como resultado, hay más razones que nunca para hacer de Excel su solución integral para todos los números en una pantalla. Si eres un principiante, aquí hay algunos ventajas de exel que puede consultar antes de trabajar con filas y columnas.
1. Macros y modelos
Una de las ventajas de MS Excel es que tiene plantillas y macros. Las macros permiten al usuario automatizar tareas repetitivas para ahorrar tiempo, mientras que las plantillas son archivos preprogramados con datos de marcador de posición para facilitar su uso. Algunos ejemplos comunes incluyen:
- Planillas de presupuesto para elaborar presupuestos por división o departamento de la empresa.
- Plantilla de informe de gastos para organizar recibos de viajes o reuniones de negocios.
- Hoja de cálculo del planificador de vacaciones con pestañas para meses y días y secciones de notas para planes de viaje, listas de empaque, tareas y más.
- Las listas de clientes potenciales se pueden usar para conocer nuevos clientes que quizás aún no hayan oído hablar de sus servicios.
2. Útil para crear presentaciones
Este programa de software puede ayudarlo a crear presentaciones de aspecto profesional con diseños de diapositivas que permiten navegar fácilmente entre las diapositivas con solo hacer clic en un botón. Microsoft le permite insertar objetos de una aplicación en otra, lo que facilita la colocación de datos entre diferentes herramientas.
Además, las transiciones de diapositivas se pueden personalizar, por lo que pasan de una imagen a otra sin problemas en lugar de ser abruptas, creando anticipación cuando se usan correctamente.
3. Control y seguridad
Uno de los beneficios de usar MS Excel es que tienes más control sobre tus datos. Por ejemplo, cada archivo puede protegerse con contraseña y abrirse solo con una combinación de nombre de usuario y contraseña, lo que significa que es mucho más difícil para personas ajenas obtener acceso no autorizado o abrir accidentalmente una hoja de cálculo que contiene información confidencial.
MS Excel también tiene configuraciones de seguridad muy sofisticadas, por lo que los usuarios no eliminan accidentalmente líneas de notas importantes con solo un clic; necesitarían dos clics en el texto eliminado antes de que se complete la acción. De esta manera, no hay posibilidad de una eliminación accidental si no se da cuenta de lo que está haciendo la primera vez.
4. Las fórmulas son una gran ventaja de MS Excel
Este software viene con varias fórmulas y funciones de cálculo que hacen que la contabilidad sea muy fácil para los profesionales de la contabilidad. Por ejemplo, es más fácil calcular cosas como préstamos, datos de tiempo, días o semanas restantes del año escolar; estadísticas con fines de muestreo, como gastos mensuales promedio o datos presupuestarios basados en datos históricos; márgenes de utilidad utilizando el costo por unidad (CPU) versus el precio de venta por unidad (SPU).
5. Accesibilidad y colaboración
Otro ventaja de usar MS Excel es que se puede acceder desde cualquier ordenador con un navegador web. Esto significa que no necesita preocuparse por estar en la oficina cuando desee acceder a la hoja de cálculo. Además, no es necesario guardar los archivos localmente en cada dispositivo si todos están en línea.
Las empresas que comparten una cuenta y trabajan juntas también pueden encontrar este software más útil porque varios empleados pueden editar un archivo al mismo tiempo. No tiene que preocuparse por guardarlos uno encima del otro o formatear cuadros de texto incorrectos ingresando datos incorrectamente. También puede encontrar grandes similitudes entre las hojas de cálculo de Google y MS Excel.
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¿Cuáles son las desventajas de MS Excel?
Microsoft Excel es un gran programa para crear hojas de cálculo y gráficos. Es una herramienta poderosa, pero también tiene sus limitaciones. La mayoría de los problemas con MS Excel están relacionados con la contabilidad. Es por esto que muchos profesionales prefieren utilizar herramientas contables avanzadas como Xero, Freshbooks o Quickbooks. También puede enfrentar los siguientes inconvenientes de Excel si tiene éxito.
1. Datos y crecimiento
Uno de los principales problemas con MS Excel es que no puede manejar más de unos pocos miles de líneas sin ralentizarse. También impone limitaciones de tamaño de archivo. Pero hay formas de evitar esto, al igual que hay soluciones para cualquier problema con una aplicación o herramienta de software.
La clave es no rendirse si te encuentras en una de estas situaciones; En su lugar, mire las herramientas disponibles en Excel y utilícelas creativamente para lograr el efecto deseado.
2. Difícil de aprender
Otra limitación de MS Excel es que puede ser difícil de aprender. Esto se debe a que hay muchos elementos diferentes, como fórmulas, funciones y atajos de teclado. Sin embargo, esta desventaja se puede paliar con tutoriales de Excel para principiantes o mediante el uso de plantillas para comenzar rápidamente con un buen método de aprendizaje y práctica regular.
3. Las fórmulas difíciles son el principal inconveniente de Excel
Esta desventaja se debe a que existen diferentes niveles de dificultad al utilizar MS Excel. Por ejemplo, algunas personas pueden sentirse más cómodas con la idea de completar una tarea rápida, como crear una lista de inventario para que los clientes llenen sus estantes, mientras que otras pueden no saber cómo escribir fórmulas y crear gráficos, lo que podría conducir a tiempo de ganancias. Debe dominar las fórmulas y sintaxis para evitar errores.
4. Sin funcionalidad de autocompletado rápido
Otro problema con este software es que no hay funciones de autocompletado rápido. La falta de conocimiento de cómo funcionan las fórmulas puede ser otra experiencia dolorosa para alguien con conocimientos básicos. Por lo tanto, debe aprender de la propia interfaz; sin embargo, estas desventajas también pueden brindar una oportunidad para el crecimiento y desarrollo personal continuo más allá de dominar el conjunto de habilidades de MS EXCEL.
5. Errores de cálculo
El más molesto de los inconvenientes de Excel es que hay errores en los cálculos. Por ejemplo, al trabajar con fracciones o porcentajes, el punto decimal puede estar fuera de lugar y hace que aparezca un error en la pantalla. Esto puede dificultar que alguien que no sabe lo que está haciendo solucione este problema sin la ayuda de un experto. Además, deberá saber cómo usar correctamente los formatos de fecha y moneda.
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pensamientos finales
Ya conoces las ventajas y desventajas de Excel. La eficiencia de Microsoft Excel depende del tipo de tarea que pretenda realizar en esta herramienta. En pocas palabras, a qué nivel quieres usarlo. Si su propósito se limita al uso básico, MS Excel es una aplicación de referencia. Sin embargo, si usted es un profesional de la contabilidad, es posible que deba buscar su reemplazo. Debe decidir el resto al comprender los pros y los contras de MS Excel para los negocios y el aprendizaje.
